代理店証明書はいつどこで必要!?発行するメリットとは

代理店ビジネスをはじめる際に、本部との契約が必要となります。では契約の際に「ウチはこのメーカーの代理店です」と誰にも認められる証明書が、本部より発行されるのでしょうか？代理店証明書の発行は、企業によりさまざまです。証明書の発行について案内している企業もあります。

今回の記事では、代理店証明書についての解説です。代理店証明書はどのように活用されるのか？メリットなど紹介します。代理店ビジネスをはじめる前の豆知識として役立ててください。

代理店証明書とは

代理店証明書とは、代理店契約を結ぶ本部企業から発行される「代理店として認められる証明書」のことです。

商品の紹介までを委託される代理店の場合は、売買契約を本部が行うため、ほとんどの企業が代理店証明書を発行する傾向です。代理店ビジネスへの参入事業者や代理店制度を活用する企業が増えてくる状況において、本部企業より正式に代理店として委託されている証明があれば、顧客の信頼を高めることにもなります。

代理店証明書の記載内容

代理店証明書の記載内容は、免許証や資格証明書のように、必要事項のみが記載されている単純な書類です。具体的に記載される内容は次の項目となります。

代理店証明書はどこで発行されるのか

代理店証明書は、どこで発行されるのでしょうか？代理店証明書は、代理店を傘下とする企業本部より発行されます。本部以外の組織より発行される代理店証明書の場合は、商材をあつかう本部が関与していないこととなるため、効力のないものとなるでしょう。

代理店証明書は、契約内容にそって発行されます。たとえば代理店契約が1年契約でその都度更新が必要となる場合、代理店証明書の発行日付に発行日より1年後の日付が記載されるでしょう。代理店証明書の発行は、本部との契約にそったものとなります。

代理店証明書が必要となるタイミングとは

代理店証明書が必要となるタイミングについて解説しましょう。代理店証明書が効力を出すタイミングは、次の通りです。

• 顧客との商談時
• 店舗物件の借入および購入時
• 金融機関への融資依頼時など

大手企業の代理店の場合、代理店証明書が一種のステータスとなります。顧客との商談の際に、商材をあつかう企業から代理店として認められたうえで、商材を紹介していることを訴求できるからです。また本部企業との契約を済ませて、あらたに代理店店舗物件を借入したり、購入したりする際の証明にもなります。

とくに開業資金を必要とする代理店ビジネスの場合は、代理店証明書が金融機関への融資依頼をすすめるための判断材料にもなるでしょう。ただし代理店にも格付けはあります。一般的な代理店よりも、特約店、正規代理店、総代理店と本部に近い位置にいることが、金融機関の信用にもつながるでしょう。

代理店証明書を発行するメリット

代理店証明書を発行するメリットは、本部企業が大手であれば、取引先への信用を得られる点です。大手企業の代理店であることから、顧客の受注を得られたり、営業活動に必要な人材を獲得できたりする可能性が高まります。

代理店証明書は、一種のビジネス許可証のような書類です。公的機関に対しても代理店証明書があることにより、本部企業の看板効果を訴求できます。代理店証明書は、信用や安心を与える判断材料となるでしょう。

代理店証明書以外の似たような証明書について

代理店証明書以外で、ビジネスモデルを証明する書類について、紹介しましょう。

販売店証明書

販売店証明書は、商材を供給する本部企業から委託されて、商材を仕入れ、顧客と売買契約する販売代理ビジネスモデルを証明する書類です。企業のシステムや捉え方により、代理店と混同される場合もあります。

特約店証明書

特約店証明書は、本部と特別な条件により契約を交わすビジネスモデルである特約店を証明する書類です。特約店は、代理店以上に、本部の介入があり、支配される範囲も大きくなるでしょう。

総代理店証明書

総代理店証明書は、代理店証明書以上に本部に近い存在であることを証明する書類です、総代理店であることから、ほぼ本部企業の意向を筆頭して代理できることを証明できます。

定価証明書（価格証明書）

代理店証明書とあつかいの似ている証明書が定価証明書があります。定価証明書は、本部より定価を証明する書類です。「この製品の価格は本部により定められた金額設定によるもの」と証明されます。

本部企業がオープン価格で代理店に委託する場合、代理店証明書や定価証明書を発行されないことが多いでしょう。具体的には、Microsoft社やAdobe社などがあげられます。

海外企業が委託する日本代理店証明書の特徴

昨今では、海外のBIツールやアプリなどを日本で販売する日本代理店なども存在します。海外の企業が本部となるため、代理店証明書もその国の言語となるのが一般的です。ただし日本市場をメインターゲットとする海外企業の場合は、あえて日本語での代理店証明書を発行することもあります。

代理店証明書を海外で使用する場合の手続き

海外での取引を必要とする代理店の場合は、国内で発行した代理店証明書だけではなく、証明書を公証役場により、認証する必要があります。認証は、リーガライゼーションと呼ばれ海外での取引に必要です。代理店証明書のリーガライゼーションは、国により認証方法が変わります。

ハーグ条約加盟国の場合はアポスティーユ認証

海外での代理店証明書認証の際、対象国がハーグ条約加盟国の場合は、アポスティーユ認証が必要となります。ハーグ条約とはハーグ国際法により加盟国が公文書の認証を省略することのできる条約です。ハーグ条約加盟国であれば、認証が不要となります。

ただしハーグ条約を認証するために確認証明が必要です。ハーグ条約の確認証明として、アポスティーユ認証が必要となります。アポスティーユ認証は、外務省が証明する公文書です。アポスティーユ認証では、提出先のハーグ条約加盟国に公文書を送る場合と、私文書を送る場合で申請方法が変わってきます。

• 公文書を送る場合：外務省での直接手続きまたは、郵送による申請
• 私文書の場合：公証役場から地方法務局を介して外務省にて手続き

ハーグ条約非加盟国の場合は外務省で公印確認や領事認証の取得が必要

ハーグ条約に加盟していない国へ代理店証明書を送る場合についても、公文書と私文書で申請方法がちがってくるでしょう。

• 公文書を送る場合：外務省で公印確認取得し、駐日大使館にて領事認証取得申請
• 私文書を送る場合：公証役場・地方法務局・外務省・駐日大使館それぞれで申請

ハーグ条約非加盟国へ私文書を送る場合は、4か所での申請が必要となります。公証役場では、公証人の認証を取得し、地方法務局にて、公証人押印証明を取得する流れです。その後、公文書申請戸おなじ、外務省で公印確認の取得申請して、駐日大使館で領事申請をする流れとなります。

まとめ

今回は、代理店証明書について、記載内容から発行のタイミングなど解説してきました。メリットの解説では、代理店証明書が大手ブランド効果を訴求する役割もある点を紹介しました。また代理店証明書を海外で認証するための方法では、申請手続きに必要な手順を紹介しました。

代理店ビジネスでは、ビジネス相手となる顧客に対して、代理移転証明書が商材の価値を証明することにもつながります。そのため本部との契約の際に、証明書の発行について問い合わせることが大事です。代理店契約に役立ててみてください。